Même si nous proposons de nombreuses offres abordables, il existe encore d'autres moyens de réduire votre facture mensuelle.
Les deux facteurs qui ajoutent aux coûts de gestion de vos documents physiques sont la main-d'œuvre et le carburant. Ainsi, si nos chauffeurs passent beaucoup de temps à chercher des dossiers ou à se rendre dans une entreprise, les coûts de gestion des dossiers du client seront plus élevés. Si nous sommes en mesure de fournir le même service ou d'atteindre l'objectif d'un client de manière plus rentable, alors c'est une économie que nous pouvons répercuter.
Au lieu de stocker les documents dont vous n'avez plus besoin, videz votre bureau en déchiquetant tout ce qui n'est pas nécessaire. En déchiquetant vos dossiers sensibles de manière sécurisée, vous pouvez réduire les coûts de stockage tout en économisant le temps nécessaire pour empiler les documents d'archives dans des boîtes. En éliminant régulièrement les anciens documents, vous pourrez économiser beaucoup d'argent à long terme.
Une autre façon de réduire les coûts de stockage des documents physiques est d'investir dans la conversion des documents. En numérisant des documents papier et en les conservant sur un nuage numérique, votre entreprise peut économiser de l'espace et des coûts de stockage de documents physiques. Il est également plus efficace d'accéder à un document sur le cloud que de faire livrer le fichier à votre entreprise. Salumatics peut aider votre entreprise à convertir ses fichiers papier en un document numérique.
Le catalogage des dossiers, et le fait de savoir exactement quel dossier se trouve dans quelle boîte, est essentiel pour les entreprises. Ainsi, il est plus facile pour notre personnel de trouver ce document et de vous le remettre. Cela permet également au client d'obtenir ses documents plus rapidement, tout en étant moins coûteux puisque le personnel a passé moins de temps à fouiller dans votre dossier. Il est facile de se retrouver à stocker des documents dont on pourrait facilement se débarrasser. Encore une fois, il est inutile de conserver de tels dossiers et de perdre du temps à cataloguer des documents qu'il vaut mieux déchiqueter.
Une autre façon de réduire les coûts est de commander par lots. La livraison de plusieurs boîtes coûte autant en temps de conduite et en carburant que la livraison de dossiers uniques, ce qui signifie qu'il est plus rentable de passer une seule commande pour plusieurs articles que de passer plusieurs commandes pour un seul document. Les entreprises peuvent également commander à l'avance pour permettre à notre équipe de rassembler efficacement le matériel dont vous avez besoin avec plus d'organisation.
Enfin, les entreprises peuvent s'informer ou faire des recherches sur les services abordables de Salumatics en matière de stockage de documents physiques et de gestion de dossiers. Notre équipe peut également vous proposer des solutions pour rendre nos services moins chers pour votre entreprise. Par exemple, la livraison urgente d'un seul document coûte beaucoup plus cher qu'une camionnette remplie de boîtes. Il est également plus sage d'investir dans la conversion des documents plutôt que de livrer des fichiers importants. Si vous avez besoin de conseils sur la gestion de vos documents, nous sommes là pour vous aider.
L'équipe de Salumatics utilise les technologies les plus avancées et son expertise logistique pour suivre, surveiller, contrôler le climat et sécuriser totalement vos documents. Si vous avez besoin d'un accès interactif aux fichiers, notre équipe peut scanner et stocker chaque fichier et rendre l'accès et la recherche de documents entièrement disponibles en ligne. Cliquez ici ou obtenez un devis gratuit pour démarrer votre projet de stockage physique de documents.