Muchas empresas y organizaciones han comprendido que los documentos digitales pueden ahorrarles tiempo y dinero. Elegir una empresa de soluciones de digitalización de documentos para ofrecer un servicio que satisfaga las necesidades específicas de una empresa es mucho más fácil que la autoexploración.
Las empresas deben tener en cuenta la experiencia y los conocimientos del proveedor al elegir un servicio, lo cual es más importante que un proveedor con la tecnología y el equipo adecuados. El proveedor debe estar dispuesto a ofrecer un paquete y un servicio adaptado a los requisitos exclusivos de cada empresa. Los profesionales de la digitalización de documentos que tienen la experiencia necesaria para comprender la gestión de registros e información y la industria específica proporcionarán soluciones reales que respalden las necesidades de gestión de documentos a largo plazo de una empresa. Para determinar si un proveedor es el más adecuado, pídale referencias de clientes de la misma industria.
Por ejemplo, Salumatics sabe que la conversión de información, documentos y registros sensibles requiere tanto conocimientos como experiencia en la gestión de la información en una variedad de formatos. La empresa puede convertir más de 10 millones de documentos al mes utilizando escáneres de alta velocidad de última generación y tecnología de procesos de flujo de trabajo personalizados. Salumatics ha trabajado con una variedad de empresas durante más de dos décadas, convirtiendo información sensible durante más de dos décadas con la formación, la documentación y la validación de calidad adecuadas.
También es importante investigar qué servicios ofrece una empresa de soluciones de escaneo de documentos. Algunos proveedores se limitan a escanear documentos y los suministran en formato de CD, mientras que otros ofrecen diferentes servicios de digitalización de documentos que hacen que la gestión de los registros sea más rápida y sencilla. Una vez más, las empresas deben buscar un proveedor que ofrezca soluciones personalizadas de digitalización de imágenes. Los mejores proveedores ofrecen software de gestión de documentos electrónicos (EDMS) para almacenar y organizar los archivos de una empresa. Este tipo de automatización del flujo de trabajo de los documentos permite una rápida recuperación del escritorio, el acceso simultáneo de los usuarios y otras capacidades para agilizar el proceso de flujo de trabajo y aumentar la eficiencia.
Por ejemplo, Salumatics opera un centro de datos de nivel II que ofrece alojamiento de datos, copia de seguridad y recuperación, y acceso a SaluVision, una aplicación EDMS. El centro de datos de Salumatics proporciona a múltiples usuarios clientes simultáneos un acceso seguro e instantáneo a sus datos las 24 horas del día, los siete días de la semana.
Por último, la mejor empresa de soluciones de escaneo de documentos ofrece varios métodos para verificar que toda la información se ha capturado con precisión y cumple con estrictas normas de calidad, centrándose al mismo tiempo en las medidas de seguridad. El proveedor debe realizar diversos controles de garantía de calidad a lo largo del proceso de escaneo. Al realizar dichas pruebas, también debe asegurarse de que se toma en serio la protección de la privacidad. Los documentos que se escanean localmente son más seguros que los que se envían al extranjero a un tercero. La empresa adecuada debe recuperar, escanear y almacenar los documentos en una instalación con sistemas de vigilancia de la seguridad. Los especialistas en escaneo también deben ser entrenados y revisados antes de ser contratados.
Concretamente, el personal de Salumáticos está específicamente capacitado en los requisitos de privacidad y seguridad y se somete a un examen de seguridad y de antecedentes penales previo al empleo. El equipo sigue protocolos probados en el manejo seguro de la información, documentos y registros sensibles de los clientes. Tras la conversión, Salumatics dispone y/o destruye la información confidencial según las instrucciones y los requisitos reglamentarios de los clientes.
Saber qué preguntas hacer ayudará a cualquier empresa a elegir una empresa de soluciones de digitalización de documentos que proporcione servicios personalizados y las mejores opciones de conversión para su negocio.
Aquí hay algunas preguntas rápidas para hacer a un proveedor para asegurarte de que eliges el mejor:
- ¿Puede el proveedor personalizar sus servicios para satisfacer las necesidades de su empresa?
- ¿Cómo convierte el proveedor los documentos escaneados de su empresa? (¿En qué formato?)
- Escanean en el sitio o fuera del sitio? (¿Está seguro de que tienen medidas de seguridad para proteger sus documentos importantes?)
- ¿La empresa de escaneo y sus empleados son creíbles y confiables?
- ¿Sigue la empresa las leyes de cumplimiento de la privacidad y la seguridad de los datos?
Salumatics ofrece paquetes personalizados para ayudar a los negocios a crecer. Para saber más sobre Salumatics como empresa de soluciones de escaneo de documentos, haga clic aquí, póngase en contacto con uno de nuestros representantes o póngase en contacto con nuestro equipo en los medios sociales.