Una solución de gestión de documentos digitales permite a las organizaciones reducir o eliminar muchos de sus gastos actuales. Estos gastos suelen estar relacionados con la creación, el uso y el almacenamiento de una serie de documentos corporativos. Con la ayuda de la digitalización, ahora puede reducir estos costes.
A continuación se presentan una serie de costes que se eliminarán una vez que su empresa decida pasar a la tecnología digital.
Almacenamiento de documentos
Los gastos relacionados con una sala de archivos, espacio de almacén, archivadores y estanterías pueden sumarse rápidamente.
Creación de documentos
Gastos de papel, franqueo, suministros de envío y coste de impresión.
Manejo de documentos
El envío manual de documentos en papel dentro de una organización puede ser costoso. Por ejemplo, el hecho de tener que mantener constantemente los archivos y pagar por un servicio de correo o mensajería puede ser un problema.
Tiempo del empleado
Tener que almacenar documentos puede ser una tarea que requiere mucho tiempo. Al contar con una solución de gestión de documentos digitales, sus empleados se vuelven más productivos con su tiempo.
De acuerdo con DocStarLa migración de los archivos de la compañía a un sistema electrónico ayudó a RRHH a almacenar y gestionar los registros de los empleados de forma eficaz. Como un servicio legal bien considerado, el negocio se las arregló para terminar con ahorros anuales de $65 820.
A medida que aumenta el volumen de datos, el coste de la gestión de estos también aumenta el número de archivos. Como se ha indicado anteriormente, los costes de impresión y de almacenamiento pueden en los miles de organizaciones. Con sistemas de gestión de documentos en lugar, los equipos pueden trabajar en colaboración desde cualquier lugar. Con la ayuda de almacenamiento centralizado, los archivos no se extravían y los empleados no pierden el tiempo recuperando viejos archivos de los armarios o estantes. La transformación digital es integral y holística. La digitalización abarca un gran número de procesos, interacciones, transacciones, evoluciones tecnológicas, cambios, factores internos y externos, industrias, etc.
Entonces, ¿qué puedes hacer con un poco de dinero extra? Ahora puede invertir en la contratación de un nuevo empleado, en el aumento de su alcance de ventas o en la compra de mejor tecnología. Con una mentalidad de constante progreso e innovación, todos los beneficios de una transformación digital están al alcance de la mano. Sólo asegúrese de abordar los desafíos a medida que se presenten y haga lo mejor que pueda para prepararse con anticipación. En Salumatics somos expertos en la transformación de negocios digitales. Confíe en nuestro conocimiento para acceder y gestionar su información de forma segura desde cualquier lugar.